Ciclo de Vida de un Sistema.

El ciclo clásico consta de las siguientes etapas:

1- Reconocimiento del problema

2- Estudio de factibilidad

3- Análisis

4- Diseño

5- Implementación (Codificación)

6- Prueba

7- Mantenimiento

1. Reconocimiento del problema:

La idea de desarrollar un nuevo sistema surge cuando el usuario reconoce que tiene problemas con los medios con que cuenta actualmente para llevar a cabo su trabajo. Así comienza esta fase que trata de reemplazar el sistema existente (ya sea manual o automatizado) por otro. En esta fase interviene totalmente el usuario.

2. Estudio de la factibilidad:

Este estudio sirve para:

Identificar los problemas con el sistema actual.

Identificar el alcance del sistema a ser estudiado.

Identificar los principales objetivos del nuevo sistema.

Identificar un número de soluciones que pueden satisfacer las necesidades del usuario dentro de su esquema.

Desarrollar estimados de los beneficios y desventajas de cada solución.

Desarrollar esquemas de cómo puede llevarse a cabo el proyecto teniendo una idea de los recursos que se requieren.

Obtener puntos de vista del usuario y el administrador sobre las modificaciones.

Obtener una decisión de si se lleva a cabo la parte de análisis.

Es un preestudio sobre las operaciones actuales del sistema en operación. Su objetivo final es establecer los beneficios como desventajas de proyectar un nuevo sistema que sustituya al actual. Se basa en la evaluación de tres aspectos fundamentales:

Factibilidad económica
Considera el presupuesto que proporciona la organización para realizar las especificaciones propuestas por el usuario.

Factibilidad técnica.
Se aboca a estudiar y reportar el equipo de cómputo que sirve de soporte para las operaciones realizadas actualmente. Basándose en los requerimientos del usuario evalúa la posibilidad de adquirir nuevas herramientas de trabajo.

Factibilidad operativa.
Evalúa la funcionalidad del sistema actual y las ventajas esperadas con la instalación deun nuevo sistema, así como las reacciones del personal involucrado.

Todo este estudio evitará el gasto de un análisis de un proyecto imposible. En él intervienen el usuario y el analista.

3. Análisis :

Es la fase de diseño externo. Consiste en cuestionar al usuario sobre qué hace el sistema, qué características extras él quiere en su nuevo sistema y qué restricciones debe satisfacer. La salida del análisis debe incluir una especificación funcional y un análisis estructurado que contiene los requerimientos para el nuevo sistema, los cuales el usuario debe leer, analizar y señalar lo que él quiere.

Cuando el problema ha sido identificado, los analistas recopilan y analizan los datos acerca de las operaciones actuales del procesamiento de datos para poder decidir cuales serán las nuevas actividades qué reemplazaran a las actuales.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

Las actividades que se realizan con mayor frecuencia son:
Entrevistas con los usuarios.
Análisis de la documentación existente.
Definición de los datos elementales.
Definición de la organización y estructura de los datos.
Analizar los procesos que definen la funcionalidad del sistema.
Definir los componentes del sistema que se mencionaron en el diccionario de datos.

4. Diseño :

Es la fase de diseño interno. Consiste en definir cómo organizar lo anterior de forma adecuada para la ejecución. Incluye la realización de diagramas de estructura, explicaciones del programa, etc.... (diseño preliminar). Posteriormente se lleva a cabo un diseño detallado donde se describen las especificaciones de los módulos.

Las principales actividades que se realizan en esta etapa que incluyen el diseño de la base de datos, son:

El diseño de la construcción de tos módulos y submódulos del sistema.
Diseño de los formatos de entrada y salida de información por pantalla.
Definir las acciones físicas que podrían ocurrir en el sistema a cualquier nivel.
Estructuras físicas de las bases de datos.
Elaboración de manuales técnicos y operativos del sistema.

5. Implementación :
Es la fase de programación o escritura del código. Lo que se produce en el diseño se lleva a código. En este proceso se prepara el sistema para. Sustituirlo por el anterior y se pone en funcionamiento (en línea), a esta etapa se le llama liberación del sistema.

6. Prueba :

En esta etapa se planea el diseño de casos de prueba con el fin de "asegurar" que los programas esten correctos. En esta etapa se pone a prueba el funcionamiento del sistema y se valoran los resultados para detectar si existen errores con el fin de corregirlos y con ello cumplir con los objetivos planteados inicialmente.

7. Mantenimiento :

Después que el sistema pasa la fase de prueba, cualquier cosa que se le haga es mantenimiento.Estas fases pueden ser cíclicas. En caso de haber errores o si se decide hacer un nuevo sistema, se comienza por el paso 1 nuevamente. En el desarrollo de los sistemas profesionales se le dedica mayor cantidad de tiempo a las tres últimas fases, sin tener en cuenta la importancia de las etapas de la 1 a la 4, a las cuales debe dedicarse todo el tiempo que requieren.

Todo sistema debe estar en constante actualización para adaptarse a diversos elementos cambiantes en su medio ambiente (nuevos módulos o procesos), obteniendo al final de la fase la Actualización de software.

El concepto de sistema es una forma de enfoque de la complejidad, una forma de concentrar lo simple en lo complejo.

El modelo es un sistema auxiliar simplificado del sistema social. La mecanización y automatización son valiosos instrumentos en la manipulación cuantitativa de la realidad y una necesidad por la complejidad de los sistemas.

El carácter clasista de la dirección de la economía hace que esta técnica tenga un rol ideológico en el sistema social.Las denominaciones de sistema y subsistema tienen un carácter relativo.

La regulación del sistema es posible por la retroalimentación.No existe una definición universalmente aceptada de información, para nosotros basta considerarla como un conjunto de datos, expresados en un lenguaje que tiene significado para el emisor y el receptor de ellos, y es útil a los efectos de determinar ciertos aspectos del sistema e influir luego en sus resultados, siendo un reflejo en la conciencia de las personas de fenómenos o razones objetivas.

La información es económica cuando está vinculada a las actividades de producción, distribución, cambio y consumo de bienes materiales.

El proceso de dirección está fuertemente enlazado al sistema informativo, por cuanto describe su comportamiento.

SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES EN GRUPO (GDSS)

Generalmente las actividades que realiza una persona son parte de actividades grupales, no es tan solo un aporte individual, sino forma parte de opiniones y resultados de terceros, es aqui donde radica la importancia de contar con software que permita realizar estas labores diarias sin importar la distancia entre un colaborador y otro.

La definicion de un groupware un sistema de soporte a las decisiones grupales es aquel que nos permite mediante un proceso mas dinamico y controversial llegar a acuerdos en la toma de decisiones. el GDSS es un tipo de conferencia que se realiza en un mismo tiempo y en un mismo lugar, y q estan orientadas a reuniones de negocios y toma de decisiones.

Lo que hace especial a los GDSS, es que permite a los participantes de las reuniones hablar simultaneamente. la computadora ordena y envia las ideas a cada una de las terminales, al mismo tiempo. esto ahorra mucho tiempo porque se hace electronicamente en vez d hacerlo manualmente. esto incrementa la efectividad y eficiencia del grupo. Ademas el GDSS provee un plan de anonimato, el cual puede ser aprovechado por cualquier participante.

Con el plan de anonimato, se es mas honesto ya que los participantes pueden realmente expresar sus ideas y se tiene mayor participacion por parte de los integrantes para involucrarse en el tema.

por otra parte, los sistemas de reunion electronica (EMS), son reuniones mismo tiempo diferente lugar, algunos ejemplos de estas son: teleconferencias,videoconferencias etc.

Entre otros ejemplos tenemos los siguientes:

LOTUS NOTES: es un sistema de correo electronico y teleconferencia para usuarios basados en una LAN, donde cada sitio LAN tiene un servidor Notes que almacena la base de datos creada por los usuarios. En cuanto al correo electronico para el envio de documentos NOTES uno a uno o uno a muchos, los archivos como una hoja electronica un procesador de palabras o documentos NOTES puede ser adherido como un mensaje, soporta comunicacion de negocios en una estructura mucho a muchos; cuenta con aspectos de seguridad como la simbología y encriptologia. en cuanto a la conferencia los grupos crean sus propios temas de discusion en las bases de datos.

Los servidores NOTES en diferentes sitios LAN, intercambias nuevos datos periodicamente para asegurarse de que las base de datos sean identicas. como ventajas la discusion puede ser realizada de forma flexible, soporta trabajo asincrono en diferentes locaciones.

El uso de los sistemas LOTUS NOTES en mas de un sitio LAN es conveniente solo cuando el costo de almacenamiento es bajo y el de comunicacion elevado, ya que la comunicion entre los servidores NOTES es efectuada ocasionalmente.

OBJECT LENS es un sistema de groupware que soporta informacion asincrona, cuyas caracteristicas son el contar con una base de datos orientada a objetos, folder y agentes basados en reglas pueden ser creados facilmente por los usuarios para procesar informacion automaticamente.

NLS (Onlyne System) es un sistema de groupware que tiene cuatro capacidades : mismo tiempo mismo lugar, mismo tiempo diferente lugar, diferente tiempo mismo lugar, diferente tiempo diferente lugar.

GROUPKIT: es un toolkit usado para desarrollar groupware, utiliza la filosofia wysywys(lo que ves es lo q veo), soporta gestos y ademanes (gesturing), lo cual consiste en ondear el cursor para llamar la atencion de los demas participantes, les permite entrar o salir de la reunion en cualquier momento que deseen.

Groupsketch fue desarrollado antes de Groupkit, y es un paint multi-usuario o un sistema de dibujo que permite dibujar simultaneamente a las personas. permite a un grupo pequeño distribuido geograficamente dibujar y hacer gestos (gesturing) simultaneamente, en una superficie de trabajo comun, soporta tambien interacciones similares a las que ocurren en los procesos de dibujo cara a cara.

APLICACIONES DE LOS DGSS
Establecimiento de la misión de una empresa.
Formulación de estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla.
Evaluación de administradores. Para incrementar el sueldo de un administrador o para verificar que esté cumpliendo con su deber.
Planeación de sistemas de información. Cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas
Soporte en negociaciones.
Apoyar los trabajos que visuales, como la selección de un empaque para un nuevo producto.
Apoyar los trabajos que involucran diseño y revisiones de control de calidad.
Apoyar una decisión en particular.

Beneficios de la utilización de un sistema GDSS
Reducción en la dependencia de personal clave se debe a tener los conocimientos del personal especializado son detenidos durante el proceso de aprendizaje y están listos para ser utilizados por diferentes personas.
Facilitar el entrenamiento del personal. Capacitación y adiestramiento del personal sin experiencia.
Mejora en la calidad y eficiencia en el proceso de la toma de decisiones. Las decisiones podrán tomarse de una forma más ágil con el apoyo de un sistema experto.
Transferencia de la capacidad de decisiones. Un sistema experto puede facilitar la descentralización de datos en el proceso de la toma de decisiones en aquellos casos que se consideren convenientes.

Los sistemas expertos constituyen el área de la inteligencia artificial que quizá en este momento tiene más relación con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en las organizaciones.

Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

El estudio de los Sistemas de información surgió como una subdisciplina de las Ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la administración.
Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como sinónimo de sistema de información informático, aunque no son lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de un sistema de información como recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de información tratan el desarrollo y la administración de la infraestructura tecnológica de una organización.

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:Automatizar los procesos operativos.Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).

Importancia de los sistemas de informacion:

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.

Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información.

Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente.

Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.